✅ MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG CSKH CHUYÊN NGHIỆP
Chăm sóc đúng người – đúng thời điểm – đúng nội dung
Tạo trải nghiệm dịch vụ nhất quán dù khách hàng đến bất kỳ chi nhánh nào
Lưu trữ đầy đủ lịch sử khách hàng: tình trạng da, liệu trình, sản phẩm đã dùng
Tăng tỷ lệ quay lại, nâng cao giá trị vòng đời của mỗi khách hàng (LTV)
Tự động hóa quy trình chăm sóc – tiết kiệm nhân lực, tăng hiệu quả
⭐ 1. ÁP DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ SPA (CRM)
🔹 Các phần mềm phổ biến:
MISA Spa, Spa360, Getfly CRM, Nextsoft Spa, KiotViet Spa
🔹 Lợi ích khi sử dụng:
Tính năng Mô tả chi tiết Lưu trữ hồ sơ khách hàng Lưu đầy đủ: họ tên, số điện thoại, ngày sinh, địa chỉ, lịch sử dịch vụ, sản phẩm đã dùng, tình trạng da… Theo dõi tiến trình điều trị Mỗi lần làm dịch vụ sẽ được ghi chú: hiệu quả, phản ứng, kết quả. Giúp đánh giá hiệu quả điều trị theo thời gian. Lên lịch nhắc hẹn tự động Gửi SMS/Zalo/email tự động nhắc lịch tái khám, lịch chăm sóc định kỳ, lịch soi da… Phân nhóm khách hàng Tách riêng: khách mới, khách VIP, khách lâu không quay lại, khách làm trị nám, khách phun môi… Thống kê & báo cáo Giúp chủ spa biết: khách nào đến nhiều nhất, dịch vụ nào được ưa chuộng, hiệu quả tư vấn viên ra sao… 👉 Khi dùng CRM tốt, spa sẽ giảm sai sót – không phụ thuộc nhân sự – dễ nhân bản chi nhánh.
⭐ 2. KẾT HỢP ZALO OA ĐỂ CSKH GẦN GŨI – CHUYÊN NGHIỆP
Zalo OA là công cụ mạnh mẽ và miễn phí để chăm sóc khách hàng theo tệp, giúp giao tiếp nhanh – tự động – cá nhân hóa.
🔹 Cách thiết lập hệ thống Zalo OA hiệu quả:
Hạng mục Cách triển khai cụ thể Broadcast Gửi tin nhắn hàng loạt: chương trình ưu đãi, thông báo lịch, livestream... (tối đa 4 tin/tháng) Gắn Tag khách hàng Mỗi khách sẽ gắn 1 hoặc nhiều tag: "khách trị nám", "khách VIP", "đã làm phun môi", "chưa quay lại 30 ngày"… Trả lời tự động theo từ khóa Ví dụ: khách nhắn “nám” → tự động gửi bài giới thiệu dịch vụ trị nám Tạo mini form Dùng khi livestream hoặc sự kiện: khách đăng ký tên – sđt – dịch vụ quan tâm 👉 Kết nối Zalo OA với CRM để tự động gửi tin nhắn chăm sóc theo lịch đã thiết lập.
⭐ 3. QUẢN LÝ THỦ CÔNG HIỆU QUẢ BẰNG EXCEL / GOOGLE SHEET
Đây là giải pháp phù hợp cho spa nhỏ chưa có phần mềm.
🔹 Tạo 1 file Google Sheet với các cột sau:
Cột Nội dung ghi Họ tên khách hàng Ghi rõ, không viết tắt Số điện thoại Định danh duy nhất Dịch vụ đã sử dụng VD: trị nám, phun môi, gội đầu dưỡng sinh… Ngày sử dụng gần nhất Giúp xác định lịch gọi lại hoặc chăm sóc tiếp Ghi chú chăm sóc Phản hồi khách sau gọi/Zalo Ngày chăm sóc tiếp theo Chủ động CSKH theo từng mốc: 3–7–14 ngày 👉 Mỗi ngày, nhân sự CSKH lọc danh sách theo ngày, chăm sóc 10–20 khách đều đặn.
⭐ 4. TẠO GROUP KHÁCH HÀNG CŨ – GIỮ TỆP VIP
🔹 Cách triển khai:
Kênh Cách dùng hiệu quả Zalo nhóm khách hàng cũ Mời khách đã làm dịch vụ vào nhóm – ưu đãi nội bộ – livestream riêng – tặng quà mỗi tuần Facebook Group riêng Tạo nhóm "Cộng đồng khách thân thiết Hoa Anh" – chia sẻ kiến thức chăm sóc da – review thật từ khách cũ 👉 Mục tiêu là tạo cộng đồng nhỏ nhưng chất lượng, từ đó upsale & upsell dễ dàng hơn.
⭐ 5. KẾT HỢP CÔNG CỤ → XÂY HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HÓA
🔹 Ví dụ quy trình CSKH 14 ngày sau dịch vụ:
Thời điểm Hành động Công cụ sử dụng Ngày 1 Gửi tin nhắn hỏi thăm + hướng dẫn chăm sóc tại nhà Zalo OA (gắn tag) hoặc SMS từ CRM Ngày 3 Gửi ưu đãi quay lại lần 2 Broadcast từ Zalo OA Ngày 7 Gọi điện hỏi thăm tiến triển + upsale gói 3–5 buổi Gọi trực tiếp từ danh sách Excel Ngày 14 Gửi mini game + mời giới thiệu bạn Zalo OA hoặc group khách VIP 👉 Hệ thống này giúp giảm thất thoát khách – tăng doanh thu – tiết kiệm nhân sự.
🔑 KẾT LUẬN
Công cụ Mục tiêu CRM (phần mềm quản lý Spa) Quản lý toàn diện hồ sơ – lịch sử – doanh thu – nhắc lịch Zalo OA Giao tiếp cá nhân hóa – gửi tin hàng loạt – chăm sóc mềm Excel/Google Sheet Lưu & xử lý tệp khách theo tay thủ công nhưng hiệu quả nếu kiên trì Group Zalo/Facebook Xây cộng đồng khách thân thiết – upsale dễ hơn Kết nối tất cả Tự động hóa chăm sóc – không phụ thuộc con người